Pourquoi et comment passer de l’enquête annuelle aux enquêtes pulse ?
L’enquête annuelle est un excellent outil pour évaluer le climat social d’une organisation sur le long terme. Mais cet instrument connaît certaines limites. La lourdeur de sa mise en place ne permet pas, par exemple, de récolter rapidement du feedback interne pour piloter de façon éclairée au jour le jour. La solution pour pallier le manque d’agilité du baromètre d’entreprise annuel ? Miser sur des enquêtes pulse, c’est-à-dire sur des sondages courts, spécifiques et récurrents. Cela vous intéresse ? Dans cet article, Supermood vous en dit plus à propos des sondages pulse et vous explique pourquoi et comment passer de la traditionnelle enquête annuelle aux enquêtes éclair. Bonne lecture !
Qu’est-ce qu’une enquête pulse ?
L’enquête pulse est également appelée sondage pulse (pulse survey en anglais), enquête éclair ou encore micro-enquête. Il s’agit d’un questionnaire court, composé d’une dizaine de questions, auquel les collaborateurs peuvent répondre en une dizaine de minutes tout au plus. Du fait de leur format « léger » les sondages pulse sont faciles à administrer et demandent peu d’efforts aux répondants. Ils peuvent donc être réalisés régulièrement, une fois par mois, voire une fois par semaine.
L’objectif des enquêtes pulse ? Recueillir l’avis ou le ressenti de tout ou une partie des collaborateurs sur des sujets spécifiques et contextuels tels que la satisfaction des collaborateurs à un instant T, les mesures liées au télétravail, le processus d’onboarding de l’entreprise, ou encore l’aménagement des espaces de travail. Cet instrument répond au besoin d’avoir des données internes précises actualisées pour prendre des décisions éclairées. Les sondages flash sont particulièrement utiles dans les grands groupes où la direction peut avoir des difficultés à appréhender les problématiques et attentes du terrain.
Les pulse surveys doivent être anonymisés pour que les employés se sentent libres de répondre avec sincérité aux questions posées et que les données récoltées soient fiables et actionnables. Pour ce faire, ces micro-enquêtes doivent être conduites au moyen d’un outil informatique garantissant l’anonymat des réponses, offrant une interface agréable et intuitive, facilitant la mise en place des sondages et automatisant l’analyse des données et la production de comptes-rendus. La plateforme Supermood est de ceux-ci.
Pourquoi passer de l’enquête annuelle aux enquêtes pulse ?
L’enquête annuelle et les sondages pulse sont deux outils complémentaires. La première permet d’obtenir un panorama de l’expérience collaborateur sur le temps long, d’évaluer l’impact global de la politique de l’entreprise sur la période écoulée et de recueillir des insights généraux afin d’orienter les grandes décisions à venir. Les seconds permettent quant à eux de connaître l’état d’esprit, les récriminations ou l’opinion des salariés à un instant T. Les responsables RH, managers et dirigeants peuvent s’appuyer sur leurs résultats pour piloter au quotidien, identifier les problématiques avant qu’elles ne prennent de l’ampleur, co-construire des solutions et évaluer rapidement l’impact des mesures adoptées. Dans le détail, les sondages pulse comportent plusieurs avantages majeurs qui justifient leur adoption en parallèle du baromètre d’entreprise annuel :
Les sondages pulse sont rapides à mettre en œuvre
Pour les services RH, la mise en place et l’exploitation des résultats d’une enquête annuelle sont des tâches chronophages. Il est en effet nécessaire de concevoir une longue série de questions, de mettre en forme et de diffuser le tout puis d’analyser et de retranscrire des résultats complexes portant sur des sujets variés. Les enquêtes pulse sont quant à elles plus rapides à mettre en œuvre et à exploiter. Constituées d’une courte série de questions portant sur une thématique ciblée, elles sont relativement simples à concevoir, à administrer et à analyser. À la clé, un gain de temps considérable.
En passant aux sondages pulse, l’entreprise Grant Thornton a par exemple gagné deux semaines de travail par an dans l’administration et le traitement de ses enquêtes de satisfaction.
Les enquêtes pulse génèrent des données fiables
La lourdeur de l’opération induit un manque de réactivité. Le temps que les données issues de l’enquête soient analysées et restituées, le contexte peut avoir changé, les informations être devenues obsolètes et les problématiques s’être aggravées. La longueur de ces questionnaires peut en outre engendrer de la « survey fatigue » (ou « fatigue des répondants »). Les collaborateurs peuvent en effet être tentés de répondre « n’importe quoi » aux questions qui leur sont posées afin de terminer l’enquête au plus vite avec pour conséquence des conclusions faussées. Au contraire, les sondages pulse permettent d’obtenir des données contextuelles et précises. Le temps nécessaire pour les compléter étant minime, les salariés s’appliquent davantage. De plus, le temps de traitement des informations étant réduit les résultats sont toujours pertinents et actionnables lorsqu’ils sont communiqués aux parties prenantes.
Les enquêtes pulse alimentent la culture du feedback
Enfin, du fait de leur récurrence, les enquêtes pulse permettent d’instaurer une véritable culture du feedback continu dans l’entreprise. Interrogés régulièrement, les salariés se sentent davantage écoutés. Le caractère actionnable des données collectées permet en outre de mieux prendre en compte leurs attentes. Ils se sentent donc également plus considérés, ce qui renforce leur engagement au travail. Au sein du groupe Fnac-Darty, les micro-enquêtes régulières sont ainsi devenues un outil de dialogue social, une troisième voix, plus directe, en plus des élus et des managers. Répétées, les enquêtes pulses sont donc un moyen d’évaluer la progression des objectifs RH mais aussi un levier pour entretenir un bon climat social, motiver et fidéliser les collaborateurs.
Comment passer de l’enquête annuelle aux enquêtes pulse ?
Passer de l’enquête annuelle aux sondages pulse, ou cumuler ces deux outils de récolte de feedback interne, présente de nombreux avantages. Alors, comment procéder pour mettre en place une enquête pulse pour la première fois ? C’est ce que nous allons voir.
Étape 1 : Choisir le bon outil pour gérer ses enquêtes pulse
La première étape pour faire la transition vers les pulse surveys consiste à adopter un outil permettant de concevoir et administrer facilement des enquêtes, mais aussi d’en exploiter et d’en restituer les résultats, le tout en un temps record. Un logiciel d’écoute des collaborateurs tel que Supermood remplit ce cahier des charges. Avec son interface intuitive, mobile friendly et personnalisable aux couleurs de l’entreprise, la plateforme Supermood est simple et agréable à utiliser pour les RH comme pour les salariés. Supermood propose en outre plus de 350 modèles de questions validées par des psychologues du travail et un solide accompagnement pour vous aider à passer aux enquêtes pulse en toute simplicité. De quoi concevoir et gérer vos sondages pulse en quelques clics. Mais ce n’est pas tout. Supermood analyse automatiquement les données et génère différents supports de restitution permettant de comprendre aisément les résultats de l’enquête et de les communiquer facilement en interne.
Étape 2 : Préparer une enquête de lancement
La deuxième étape pour passer aux enquêtes pulse consiste à organiser une enquête de lancement. Pour cela, vous devez identifier l’objectif de cette dernière, l’indicateur (KPI) correspondant et la cible du sondage. Comme nous l’avons vu, un sondage pulse doit porter sur un sujet circonscrit afin de conserver son caractère bref. Une fois votre thématique déterminée, vous pourrez passer à la construction de votre premier sondage pulse. Celui-ci devra comporter une dizaine de questions limpides et synthétiques, dont une ou deux questions ouvertes afin de permettre aux répondants de s’exprimer. Pour commencer, votre objectif peut, par exemple, être de mesurer l’engagement de l’ensemble des effectifs afin d’avoir un référentiel de départ vous permettant de jauger, micro-enquête après micro-enquête, l’impact de votre politique RH sur la satisfaction des collaborateurs. Pour ce faire, vous pourrez utiliser l’indicateur eNPS (employee Net Promoteur Score), dont le calcul repose sur une unique question :
« Sur une échelle de 0 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez votre entreprise comme une entreprise où il fait bon travailler ? ».
Étape 3 : Lancer votre premier sondage pulse
La troisième étape pour mettre en place les sondages pulse dans votre organisation consiste à lancer votre première enquête courte. Pour vous assurer que les collaborateurs participent et adhèrent durablement au nouveau dispositif, communiquez en amont du lancement. L’objectif : sensibiliser les collaborateurs à l’intérêt de la démarche (dialogue social, amélioration de leur satisfaction, etc.) et leur expliquer le fonctionnement du sondage (outil utilisé, anonymat, durée, etc.). Pour cela, utilisez des supports de communication adaptés aux habitudes de votre audience cible : annonce via la newsletter interne de l’entreprise, réunion de présentation, posts sur les réseaux sociaux internes de l’organisation, ambassadeurs-relais, etc. En outre, pour vous assurer du succès de votre première enquête pulse (et des suivantes), veillez à la programmer à un moment où les collaborateurs sont disponibles. Évitez par exemple les périodes de vacances ou d’activité intense. Pour finir, n’oubliez pas de communiquer largement le jour du lancement et de relancer les sondés au cours de l’enquête afin de vous prémunir contre les oublis et d’augmenter le taux de participation.
Étape 4 : Restituer les résultats de l’enquête pulse
La quatrième étape pour adopter les enquêtes pulse consiste à restituer les résultats de votre premier sondage auprès de la direction, des managers et bien entendu des collaborateurs. Ces derniers ont en effet pris le temps de répondre au questionnaire. Pour qu’ils prennent part aux prochaines micro-enquêtes, il est donc essentiel de leur montrer que leurs réponses ont été prises en considération et de leur donner une visibilité sur les résultats du sondage. Pour cela, une campagne de communication interne globale est nécessaire. De plus, pour engager encore davantage les collaborateurs et commencer à instaurer une véritable culture du feedback, il est intéressant d’impliquer les managers de proximité dans la communication des conclusions de l’enquête. Ceux-ci pourront présenter et expliquer les résultats aux membres de leur équipe de manière spécifique.
Étape 5 : Prendre des mesures et communiquer à leur propos
La cinquième étape pour convertir l’entreprise aux enquêtes pulse consiste à tirer les conséquences du sondage de lancement en prenant des mesures répondant aux besoins, souhaits ou attentes exprimés par les collaborateurs. Pour que les salariés adhèrent au dispositif et participent aux enquêtes pulse à venir, il est en effet nécessaire de leur démontrer que cette démarche a un impact positif sur les décisions prises par le management et sur leurs conditions de travail. En se basant sur les réponses apportées par ses collaborateurs à ses enquêtes locales, le Groupe Barrière a par exemple pu prendre des mesures très concrètes comme la réfection de salles de pause, la mise en place d’activités de bien-être (yoga, sport, gestion du sommeil, etc.) ou encore l’instauration de moments de discussion et d’échange avec les managers. Ces actions concrètes doivent bien entendu être portées à la connaissance des salariés et valorisées à travers une campagne de communication interne établissant un lien clair avec l’enquête pulse.
Étape 6 : Implémenter et optimiser le dispositif
La dernière étape pour implémenter les enquêtes pulse au sein de votre entreprise est de planifier les prochaines enquêtes en adaptant le dispositif au regard des apprentissages tirés du sondage initial (taux de participation, lacunes dans la communication, sujets critiques identifiés, etc.). Il est notamment temps de réfléchir à la fréquence des sondages pulse (tous les mois, toutes les semaines, etc.). Il s’agit de trouver le bon rythme pour éviter la « survey fatigue » qui peut intervenir en cas de sur sollicitation, mais aussi pour permettre l’exploitation effective des résultats par les RH, le management et la direction. Pour identifier le tempo qui convient à votre organisation, n’hésitez pas à réaliser des tests et à adapter le calendrier de vos sondages en fonction de l’implication des répondants et des besoins des décideurs.
Passer de l’enquête annuelle aux enquêtes pulse : ce qu’il faut retenir
Les bonnes raisons d’adopter les enquêtes pulses en remplacement ou en complément des enquêtes annuelles sont nombreuses. Ces sondages courts, récurrents et spécifiques permettent en effet de collecter des feedbacks internes fiables et contextuels. Véritable boussole pour la direction, les managers et les RH, ces données permettent d’anticiper les challenges et de piloter de manière éclairée et collaborative. Mais ce n’est pas tout. Ce dispositif qui encourage la culture du feedback est également un excellent levier pour renforcer l’engagement des collaborateurs, favoriser le dialogue social et améliorer le climat social. Cerise sur le gâteau, à condition d’avoir le bon outil, les enquêtes pulse sont simples à administrer et à exploiter.
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