Comment obtenir l'adhésion de sa direction pour mettre en place une solution d’écoute et d’engagement collaborateur ?

En tant que professionnel des Ressources Humaines ou Directeur opérationnel, vous cherchez un moyen de mieux comprendre les attentes de vos salariés pour améliorer leur engagement. Pour cela vous souhaitez mettre en place une solution d’écoute et d’analyse des collaborateurs. Et vous avez fait le bon choix !

Vous avez fait le tour des différentes solutions sur le marché et avez sélectionné une solution intéressante pour votre entreprise.

À ce stade, il vous reste un défi majeur à relever : celui d’obtenir l'adhésion financière et l'approbation de vos dirigeants. En effet, persuader ses dirigeants peut s'avérer délicat, car comme tout projet d’envergure, cela comporte des risques.

Au travers de cet article, nous allons vous aider à obtenir l’approbation de vos dirigeants pour mettre en place une solution d’écoute collaborateur.

Répondre aux attentes de votre direction

Vous avez terminé votre phase de benchmark et avez sélectionné une solution que vous souhaitez déployer dans votre organisation. Tout naturellement vous souhaitez la présenter à votre direction pour obtenir leur accord, mais avant d'y aller, préparez-vous à être challengé.

Voici quelques exemples de questions auxquelles vous allez être confronté :

• Pourquoi avons-nous besoin d’un nouvel outil ? On ne peut pas se débrouiller avec quelque chose de gratuit ?
• De quel type de budget parlons-nous ? Est-ce que l’on ne peut pas trouver moins cher ?
• Comment saurons-nous si cette nouvelle solution a un impact ?
• Quels KPI allons-nous suivre avec cette solution ?
• Quel retour sur investissement pouvons-nous envisager ?

Cette liste n’est pas exhaustive mais reprend les grandes interrogations auxquelles vous allez devoir répondre.

Préparez vos arguments

La première interrogation à laquelle vous allez sans doute devoir faire face est la suivante :

“Pourquoi avons-nous besoin d’un nouvel outil ?”

Basez-vous sur des données chiffrées et concrètes

Comme on ne part pas à l’aventure sans carte ni boussole, on ne peut pas mettre en œuvre des actions concrètes sans comprendre le ressenti de ses collaborateurs.

Il est d’autant plus nécessaire de s’équiper lorsque l'entreprise connaît une période de transformation ou de crise :

• Croissance (voir hypercroissance) ou soudaine décroissance des effectifs 
• Transformation des modes de travail et travail hybride
• Changement de stratégie, de culture ou d’organisation
• Etc.

Autant de contextes qui ont des répercussions chiffrables, et sur lesquelles vous pourrez vous reposer pour convaincre de la nécessité de mettre en place un nouvel outil :

• Un taux de turnover élevé
• Un moral collaborateur en berne
• Faible satisfaction des employés et par extension, des clients
• Une ancienneté moyenne en décroissance

D’autres chiffres indirects peuvent aussi vous intéresser, comme la note de votre entreprise sur les sites de recherche d’emploi (Indeed, Glassdoor, etc.), le temps moyen pour recruter un poste, etc.

Toutes ces métriques vont vous permettre de mettre en lumière un problème auquel la solution viendra répondre. En effet, votre direction doit d'abord être convaincue qu'il existe un problème à résoudre. C’est ce qui fait passer ce nouvel outil d’un nice to have en un must have !

Plus vos chiffres seront mis en parallèle avec des données financières, plus il sera facile de convaincre vos interlocuteurs. Si vous souhaitez creuser le sujet, on recommande notre page dédiée à la symétrie des attentions.

Le coût du désengagement

Vous avez rassemblé tous vos chiffres, et vous constatez qu’ils sont symptomatiques d’un désengagement des collaborateurs. Il est alors important de rappeler que le désengagement a un coût direct, mais aussi indirect.

Pour le direct, on estime par exemple le coût du désengagement des collaborateurs à environ 12.500€ par an et par salarié.

En ce qui concerne les coûts indirects, ils peuvent prendre plusieurs formes :

• Perte de productivité des salariés désengagés
• Augmentation des congés maladie
• Risque de vol accru et d’autres abus
• Mauvaise attitude avec les clients
• Impact sur les autres salariés
• Etc.

En résumé, il ne faut pas non plus négliger le désengagement et son coût dans la préparation de votre argumentaire, surtout quand on sait que 87% des salariés (dans le monde) ne sont pas pleinement engagés dans leur travail.

Montrez l'impact de l’engagement collaborateur

Vous avez des chiffres qui montrent ce qui ne va pas, vous pouvez maintenant les contrebalancer en montrant l’impact qu’aura votre future solution sur l’engagement de vos collaborateurs et plus généralement sur l’entreprise.

Vous pouvez proposer des recherches et des statistiques pour convaincre les plus sceptiques. De nombreuses recherches démontrent le lien entre l'engagement et la satisfaction des employés.

Par exemple :

• On remarque +40% d’efficacité opérationnelle pour les entreprises dont les collaborateurs déclarent être pleinement engagés.
• Selon Mckinsey, le principal facteur cité par les employés pour justifier leur départ est le fait qu'ils ne se sentent pas valorisés par leur organisation (54 %).
• Les entreprises possédant des collaborateurs très engagés, possèdent une rentabilité supérieure de 21% par rapport aux autres groupes.

Autant d'exemples qui montrent l’intérêt d’équiper sa démarche. À cette étape, nous vous conseillons de trouver le plus de données issues de votre secteur.

Il sera aussi beaucoup plus facile de répondre à la question : “De quel type de budget parlons-nous ?”

Plus votre coût lié au désengagement sera fort, et plus le budget lié à l’outil venant répondre au problème sera perçu comme faible, et surtout pertinent !

Gérez bien la temporalité du projet

Vous l’aurez compris, étayer votre démarche sur des données aura un impact sur votre capacité à convaincre votre direction ! Mais cela ne suffira pas à répondre à la question du “Pourquoi maintenant ?”

Comme on l’a vu plus tôt, la nécessité de mettre en place un outil d’écoute collaborateur va énormément dépendre du contexte de l’entreprise, et de ses problématiques. Qui plus est, l’impact de cette solution se fera sentir sur le long terme, et plus tôt vous convaincrez  de la nécessité d’implémenter une solution et au plus tôt vous pourrez prendre les bonnes décisions.

Définissez les métriques à suivre

À cette étape, vous avez pu montrer qu’il est nécessaire de mettre en place un outil d’écoute et d’analyse.

“Quelles KPI allons-nous suivre avec cette solution ?"

Là aussi, le choix des KPI à suivre va grandement dépendre de pourquoi vous déployez une solution. Mais quel que soit votre contexte, nous vous conseillons de suivre votre eNPS.

L’eNPS est un outil qui permet de mesurer la qualité de vie au travail. Sous la forme d'une simple question : « Quelle est la probabilité que vous recommandiez [nom de l’entreprise] à un ami ou un collègue ? ». Une seule question qui va vous permettre de créer un véritable baromètre de la satisfaction collaborateur dans votre entreprise.

Vous pouvez également suivre :

• Le niveau de compréhension des salariés face à de nouvelles décisions
• L’assimilation d’une nouvelle culture d’entreprise ou d’un changement de stratégie
• L’alignement avec les valeurs de l’entreprise
• La satisfaction des collaborateurs sur leur vie en entreprise : onboarding, formation, télétravail, etc.

Autant de métriques qui vont vous permettre de mieux comprendre ce qu’il se passe dans votre organisation, et donc de prendre les bonnes décisions au bon moment tout en engageant vos collaborateurs.

Démontrez le retour sur investissement potentiel

Comme nous l'avons vu, l'engagement n'est pas seulement un concept abstrait, il a un lien avéré avec la productivité.

“Quel retour sur investissement pouvons-nous envisager ?”

Afin de calculer le ROI (retour sur investissement) de l’outil que vous allez déployer, examinons quelques statistiques qui pourront vous aider à anticiper ce sujet.

• Selon une étude de Gallup, il a été démontré qu'un engagement élevé des employés entraîne une augmentation de 20 % de la productivité.
• Toujours selon une étude de Gallup sur le lieu de travail, les entreprises ont constaté une baisse de 41 % de l'absentéisme, lorsque les employés sont engagés dans leur travail.
• Enfin, on estime le coût du désengagement à 97 milliards d'Euros en France chaque année.

Ces données sont claires, des employés engagés augmentent la rentabilité de l’entreprise.

Décrivez comment vous allez mesurer le succès du projet

Pour faire le lien entre tout cela, votre direction voudra probablement savoir comment vous allez mesurer le succès de votre nouvel outil.

Si vous revenez aux métriques dont nous avons parlé plus tôt, vous pourrez faire un suivi mensuel ou trimestriel depuis la mise en place de l’outil et ainsi voir l'amélioration de :

• Votre taux de turnover
• Votre engagement collaborateur
• Etc.

La solution peut faciliter le suivi de ces paramètres, par exemple en utilisant des sondages réguliers pour surveiller la satisfaction et le moral des employés.

Déjouez certains pièges

Vous avez tout préparé, et vous êtes prêt.e.s à défendre votre solution devant vos supérieurs. Mais attention, tout n’est pas joué, vous risquez aussi de devoir répondre à des interrogations de dernier moment, en voici quelques exemples :

Est-ce qu’on peut trouver quelque chose de gratuit ?

Il y aura toujours d’autres solutions gratuites, comme Google form par exemple (ou des équivalences). Mais qui dit solution gratuite, dit aussi très peu de flexibilité et de capacité à répondre aux besoins complexes.

Voici les limites à avoir en tête :

• Difficultés à mettre en place sur de larges échelles, des populations différentes, gestion de plusieurs langues, etc.
• Limites dans l’analyse et le partage des résultats
• Collaboration sur l’outil
• Participation des collaborateurs
• Temps de traitement trop long
• Etc.

Bref, si vous souhaitez concrètement régler les problèmes identifiés, il sera difficile, voire impossible avec une solution gratuite. Ce serait comme vouloir faire un Paris - New York en pédalo alors que vous pourriez le faire en Airbus.

Peut-on utiliser une autre solution que l’on aurait déjà ?

Comme pour la solution gratuite, il est toujours possible de bricoler quelque chose, mais pourquoi prendre un tournevis pour enfoncer un clou ?

Plus tôt vous arriverez à convaincre votre direction de prendre le bon outil, moins vous perdrez de temps à mettre en place les bonnes actions.

Est-ce que cela peut attendre encore un ou deux trimestres ?

Comme on l’a vu plus tôt dans cet article, la notion de timing est cruciale, plus vous déployez tôt une solution d’écoute et d’engagement collaborateur, plus vous tirerez des bénéfices rapidement et maîtriserez vos coûts.

Quels sont les risques ?

Au-delà de la partie financière du projet, il faudra aussi rassurer votre direction sur la qualité et le sérieux de l’éditeur de la solution. Voici quelques pistes que vous pouvez creuser en amont :

• Les références de l’éditeur, d’ailleurs n’hésitez pas à demander une mise en relation avec un client actuel.
• L’accompagnement prévu pendant l’intégration de la solution, et tout au long de l’usage.
• Vérifiez si l’entreprise respecte bien la législation en matière de RGPD.
• Les garanties prévues en cas de problème technique.

Pour conclure

Lorsque vous cherchez à obtenir l'adhésion de vos dirigeants, il est primordial d'aborder la démarche de manière globale. L’équipe de direction veut savoir en quoi cette initiative contribuera aux résultats et générera un ROI positif.

En fin de compte, obtenir l'adhésion de la direction peut être un processus délicat, mais si vous suivez ces tactiques, vous serez dans la meilleure position pour les faire adhérer à votre projet !