Onboarding RH : Comment le mettre en place ?

L’onboarding correspond à la période d’intégration d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Mais plus que cela, un onboarding RH est un véritable processus, allant du moment de l’embauche à celui où la prise de poste est effective, c’est-à-dire lorsque le nouveau salarié se sent à l’aise dans ses fonctions.

En fait, on utilise le terme d’onboarding plus couramment que celui d’intégration pour induire l’idée de processus structuré. L’onboarding se doit en effet d’être organisé, structuré et mis en œuvre par le service des ressources humaines lui-même. Et à ce sujet, les entreprises ont encore devant elles une marge de progression importante.

Après vous avoir exposé l’importance de construire un processus d’intégration efficace et présenté les 3 étapes essentielles du parcours d’intégration, Supermood vous explique, dans cet article, comment mettre en place concrètement un onboarding RH dans votre entreprise.

Rappel de la définition d’onboarding

Si l’on devait traduire le terme “onboarding” en français, on obtiendrait simplement “embarquement”. Autrement dit, en dehors du contexte des ressources humaines, ce mot n’exprime qu’une idée vague.

Alors, pourquoi “onboarding” plutôt que “processus d’intégration” ? C’est simple : en anglais, la forme “ing” désigne une action. L’onboarding inclut alors l’idée de démarche, de mise en place, avec de vrais outils et méthodes.

Plus précisément, l’idée d’onboarding induit l’idée que le processus d’intégration dans une entreprise existe autant pour le nouveau salarié que pour tout le reste de l’entreprise. Et qu’il est progressif !

En bref, on ne parle pas d’onboarding pour décrire la première journée d’un nouvel employé dans une entreprise. Ni pour parler de la façon dont une nouvelle recrue prend en main ses nouveaux outils de travail.

Pour résumer : l’onboarding, c’est tout le processus d’intégration, rien que le processus d’intégration.

5 bonnes raisons de faire un onboarding

L’onboarding est le point de départ de toute l’expérience collaborateur. Cela signifie que les quelques premiers mois d’un salarié dans l’entreprise sont décisifs pour la suite de la collaboration.

Autant vous dire que, pour une entreprise, les raisons de soigner son processus d’onboarding sont nombreuses. Si vous en doutez encore, laissez-nous vous donner 5 bonnes raisons de concevoir, puis de déployer, un onboarding RH complet.

1. Fidéliser chaque nouvel employé

Il n’est jamais facile de se sentir à l’aise au moment de prendre un poste dans une toute nouvelle entreprise. Pourtant, de nombreux nouveaux salariés subissent encore un manque d’investissement de leur entreprise lorsqu’ils cherchent à s’intégrer dans une équipe.

Pour l’employeur, démontrer l’existence d’un processus d’onboarding RH complet, c’est témoigner de l’intérêt pour les compétences, mais aussi pour la personnalité de la nouvelle recrue. Il s’agit de la manière la plus efficace de fidéliser un nouvel arrivant.

Par la même occasion, l’entreprise évite un départ précipité du nouveau salarié. En effet, durant sa période d’essai, celui-ci peut quitter très facilement l’entreprise, ce que 20 % des nouveaux salariés n’hésitent pas à faire lorsqu’ils ne se sentent pas suffisamment intégrés.

2. Faciliter les tâches administratives liées à l’embauche et à la prise de poste

Lors d’une embauche, puis d’une prise de poste, les tâches administratives barbantes se multiplient. Que ce soit pour la nouvelle recrue qui doit remplir des fiches de renseignement à n’en plus finir ou pour le service des ressources humaines, en charge de concevoir un contrat de travail en bonne et due forme.

L’onboarding a aussi son rôle à jouer dans la réduction des formalités administratives, qui peuvent véritablement nuire à la bonne intégration du nouveau collaborateur.

En effet, choisir des outils digitaux RH performants, et les intégrer dans un onboarding clair et détaillé, voilà la clé pour maintenir l'enthousiasme du tout nouvel arrivant.

3. Permettre au nouvel arrivant de se familiariser avec son environnement de travail

Si le processus de recrutement représente la première phase de l’onboarding, la familiarisation avec le  poste de travail en est une seconde. Lorsque cette dernière est mal gérée, le risque pour l’entreprise est de perdre en productivité. Non pas qu’un nouvel employé doive à tout prix maîtriser tous les points de son poste en quelques jours, mais un bon onboarding RH peut en revanche permettre de réduire cette phase, en suscitant, dans le même temps, de la satisfaction chez le nouveau collaborateur. Le processus d’intégration lui permet de se familiariser progressivement avec son nouvel environnement de travail en l’aidant à avoir confiance en ses aptitudes.

4. Renforcer la cohésion entre la nouvelle recrue et les salariés de l’entreprise

Le feeling entre les membres d’une équipe déjà constituée et un nouvel arrivant ne se fait pas toujours naturellement. Or, pour une collaboration fructueuse et épanouissante, l’entreprise doit faire en sorte de soigner les relations professionnelles (mieux encore, les relations personnelles) entre ses différents collaborateurs.

Pour ce faire, des opérations de team building peuvent être envisagées. Néanmoins, pour être efficaces, elles doivent être intégrées dans un processus d’onboarding véritablement structuré.

L’objectif principal ? Éviter le phénomène d’isolement du nouveau collaborateur, en comprenant qu’il ne repose pas seulement sur des affinités, mais qu’il peut avoir des vraies conséquences négatives sur tout son parcours d’intégration dans l’entreprise.

5. Promouvoir une culture d’entreprise attrayante

La culture d’une entreprise, c’est l’ensemble de ses valeurs, permettant de la reconnaître et de l’identifier comme une entité unique, vis-à-vis de ses concurrents, par exemple. La culture d’entreprise tient une place très importante dans le processus d’intégration. Elle renvoie dans ce cas à la notion de marque employeur, qui désigne quant à elle l’image renvoyée par une entreprise à ses salariés et candidats potentiels. 

Pour l’entreprise, le but est que le nouvel arrivant l’assimile afin d’y adhérer progressivement. De cette manière, les deux parties peuvent suivre la même direction : celle de la mission de l’entreprise, autour d’une vision et de valeurs communes.

4 choses à faire pour mettre en place un processus d’onboarding efficace

Vous êtes convaincu de l’utilité de mettre en place un réel processus d’onboarding RH, adapté à vos objectifs de recrutement et aux valeurs de votre entreprise ? En tant que manager, vous souhaitez convaincre le service des ressources humaines de votre entreprise des bienfaits de l’onboarding RH ? 

Et si on vous expliquait, désormais, comment faire pour déployer concrètement votre onboarding RH ? Pas de panique, c’est très simple. Il vous suffit de suivre les 4 points suivants, pas à pas.

1. Réaliser un pré-onboarding RH pour préparer l’intégration du nouveau collaborateur

Si, pour la nouvelle recrue, l’onboarding démarre dès la signature du contrat de travail, l’entreprise peut de son côté mettre en place un pré-onboarding pour anticiper l’arrivée de son nouveau collaborateur et ainsi favoriser son accueil.

Concrètement, le format conseillé pour un pré-onboarding est une réunion entre les différents managers du nouvel arrivant. Durant ce point, l’objectif est d’organiser à plusieurs : 

• l’attribution d’un espace de travail pour la nouvelle recrue ; 
• la mise en place de ses outils de travail : ordinateur, code d’accès aux différents logiciels, ligne téléphonique, etc. ; 
• les tâches administratives liées à l’intégration dans l’entreprise : envoi d’un livret d’accueil, accès aux outils de gestion RH et aux éventuelles plateformes de formation en ligne ; 
• le déroulement de la première journée du salarié dans les locaux de l’entreprise. 

2. Soigner le déroulement du premier jour du collaborateur dans l’entreprise

Bien que le processus d’onboarding RH dure en moyenne quelques mois, le premier jour a un rôle très important dans la réussite (ou non) de l’intégration d’un nouveau salarié. C’est au cours de cette première journée que le nouveau salarié construit une grande part de son opinion sur l’entreprise. Il peut alors se projeter dans une aventure de long terme avec vous, tout comme relever des points rédhibitoires pour la poursuite de la collaboration.

Il vous faut penser cette première journée comme un message de bienvenue dans votre entreprise, et vous assurer que votre nouvelle recrue conserve l’enthousiasme qui l’a poussé tout d’abord à postuler chez vous, puis à s’engager dans une nouvelle collaboration.

Voici quelques conseils avisés pour créer un climat accueillant et chaleureux pour votre nouveau collaborateur : 

• Accueillir votre nouvelle recrue dans un cadre qui lui est familier : les personnes rencontrées au cours du processus d’embauche doivent être présentes. 
• Lui faire visiter les locaux de l’entreprise, mais surtout, l’inviter à déposer ses affaires dans son propre espace de travail. 
• Lui transmettre la documentation produite lors du pré-onboarding, pour lui permettre une prise de poste sereine. 
• Organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner d’accueil au cours duquel il pourra discuter de manière informelle avec le reste de l’équipe. 

3. Assurer le suivi de l’intégration du salarié

Une fois le premier jour passé, et même si votre nouvel employé se dit satisfait, rien n’est gagné. L’onboarding RH continue !

En effet, ce n’est qu’au bout de quelques jours (voire une semaine) passés dans l’entreprise qu’il pourra vous faire part de ses ressentis sur son intégration dans l’équipe.

Aussi, les débuts à un nouveau poste de travail demandent de retenir beaucoup d’informations et de prendre de bonnes habitudes pour gagner en efficacité. Ce n’est qu’au terme de cette première étape qu’une nouvelle recrue va pouvoir commencer à tisser des liens avec d’autres personnes dans l’entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire d’inclure, dans l’onboarding RH, un planning de rencontres entre le nouvel arrivant et son manager ou responsable hiérarchique direct.

Pour être efficace, le suivi de l’intégration doit être régulier et progressif. Si votre nouvelle recrue vous confie des difficultés pour prendre ses marques à son poste de travail ou s'intégrer dans son équipe, il vous faudra alors, ensemble, définir des axes d’amélioration. Vous profiterez alors d’un prochain rendez-vous planifié pour vous assurer, ensemble, que ces progrès ont bien eu lieu.

4. Nommer un mentor dans l’équipe pour chaque nouveau salarié

Pour favoriser la montée en compétences d’un nouveau salarié, ses premiers pas dans une entreprise doivent toujours être encouragés par la présence de son manager direct.

Ce dernier a la responsabilité de se tenir disponible pour répondre à toutes ses questions et de l’encadrer, pour le mener progressivement vers de plus en plus d’autonomie à son poste. Le responsable hiérarchique doit aussi inciter le nouveau salarié à communiquer avec les autres collaborateurs au travers d’actions plus ou moins formelles.

Pourtant, il est courant de constater une baisse d’efforts de la part des managers après les quelques premiers jours du nouvel employé dans l’entreprise. Et l’on comprend pourquoi : les réunions clients en extérieur continuent, de même que les imprévus qui peuvent mener le manager débordé à négliger la suite du processus d’intégration de sa nouvelle recrue.