Onboarding des nouveaux collaborateurs : le défi des entreprises en 2021

L’étape de l’onboarding des nouveaux collaborateurs représente pour beaucoup comme l’une des plus stratégiques pour toute entreprise qui souhaite intégrer correctement ses nouvelles recrues.

Découvrons pourquoi les RH y apportent tant de soin et comment mettre à profit ce moment clef pour chaque employé et pour l’organisation.

L’onboarding : un enjeu pour l’entreprise et les nouveaux collaborateurs

Rares sont désormais les entreprises qui sous-estiment l’importance de la fidélisation. Et il se trouve exister un lien entre la période d’intégration des nouveaux collaborateurs et leur longévité au sein de l’entreprise. En effet, un employé n’a besoin que de peu de temps (moins de 6 mois) pour décider s’il va rester ou tenter sa chance auprès d’une autre société. De fait, la procédure d’onboarding (ou son absence !) pèse lourd dans la balance.

Le recrutement est une opération qui représente des coûts directs et indirects très élevés. En effet, qu’il soit géré entièrement en interne (à travers le département RH) ou que l’entreprise fasse appel à une agence, il mobilise des ressources non négligeables.

Par contraste, quand on réfléchit en amont à la fidélisation, cela peut s’avérer économique. En mettant en place une procédure d’accueil pensée pour réellement accompagner le nouveau salarié, vous lui prouverez à quel point son bien-être au travail compte pour vous. Il bénéficiera notamment d’un soutien qui renforcera sa confiance.

En parallèle, vous pourrez profiter de cette période d’essai pour évaluer le collaborateur en étudiant la manière dont il appréhende les objectifs qui lui sont assignés.

Quelles sont les potentielles conséquences d’un onboarding raté pour les nouveaux collaborateurs ?

Tout se joue dès le premier contact. Au moment même de la signature de la promesse d’embauche, si la personne en question ne se sent pas suffisamment bienvenue, elle ne commencera pas sa période d’essai à son aise. Ce mauvais démarrage pourrait occasionner une productivité mitigée et le sentiment, pour le collaborateur tout comme pour l’entreprise, qu’il ne vaut mieux pas insister.

Attention, par exemple, à ne pas opter pour une méthode d’onboarding tellement standardisée qu’elle ne tient pas compte de l’individu. Il en résulte souvent une impression de manque de considération. Le parcours d’intégration peut également donner lieu à une certaine confusion, en particulier lorsque la communication, la coordination ou l’organisation entre les différents acteurs ne sont pas idéales.

Comment optimiser le processus d’onboarding ?

La grande difficulté réside dans le fait que le parcours d’intégration « parfait » n’existe pas. D’une part, chaque entreprise possède ses propres particularités et d’autre part le ressenti des salariés est nécessairement subjectif. C’est pourquoi il est judicieux de favoriser la simplicité et la véritable bienveillance, loin de tout artifice.

Par exemple, à la veille du premier jour, prévoir d’envoyer un mail détaillant le programme de celui-ci (voire de la première semaine) et résumant les codes d’accès, lieux de rendez-vous, etc. est toujours une bonne idée. Ainsi, la nouvelle recrue n’arrivera pas « en aveugle » le jour J.

De même, son manager direct ainsi qu’un représentant de la direction devraient l’accueillir en personne, donnant à l’évènement un caractère aussi officiel que nécessaire. L’idéal est de prouver que tout a été organisé pour simplifier l’arrivée de l’employé et rendre celle-ci agréable. Prévoyez par exemple un livret d’accueil, planifiez une visite des lieux en exposant tous les éléments importants concernant le poste de travail, veillez à ce que l’ensemble du matériel soit prêt et en parfait état…

Les petites attentions, qui pourraient sembler s’apparenter à des détails anodins, sont en réalité aptes à faire toute la différence. Accueillir la nouvelle recrue avec un petit déjeuner décontracté fera toujours son effet. Pour le déjeuner, n’hésitez pas à réunir toute l’équipe afin que chacun puisse mieux faire connaissance, etc.

L’importance du feedback des nouveaux collaborateurs dans la phase d’onboarding

La phase d’onboarding ne se résume bien entendu pas à ce premier jour qui, aussi réussi soit-il, ne suffira pas à assurer l’intégration du nouveau collaborateur. La clef est d’organiser au moins 15 jours bien remplis. Vous y ferez le tour de toutes les habitudes de l’entreprise, du personnel des différents services, des clients, etc. de manière approfondie. Au cours de cette période, encouragez l’employé à partager ses interrogations, voire ses étonnements face aux pratiques de la société de façon continue.

Par la suite, vous pourrez sans tarder évoquer le projet professionnel du collaborateur et vous appuyer sur vos outils de feedback pour aller plus loin dans l’analyse de ses impressions. Demandez-lui de faire part de ces dernières à 15, à 30 et à 90 jours dans l’entreprise.

Passée cette période, on peut considérer la phase d’intégration comme terminée. Cependant, ne vous arrêtez pas en si bon chemin : évaluer régulièrement le degré de satisfaction de vos salariés est une excellente habitude pour toute organisation.