Offboarding RH : tout comprendre sur cette procédure

Désignant la période du départ d’un collaborateur de son entreprise, l’offboarding est trop souvent négligé. Pourtant, il s’agit d’un moment clé de l’expérience collaborateur. Aussi important que l’onboarding, il peut en effet avoir des répercussions à long terme sur votre culture d’entreprise et la performance des collaborateurs.

Dans cet article, nous verrons l’intérêt d’un bon processus offboarding et plusieurs bonnes pratiques permettant de le réussir.

Comment définir l’offboarding ?

On peut définir l’offboarding comme la dernière étape de l’expérience collaborateur. Il commence lorsque le départ d’un collaborateur est décidé, qu’il soit de son fait ou non, jusqu’à son départ effectif de l’entreprise. Il couvre la période de transition et de passation avec d’autres personnes de l’équipe. 

L’offboarding ne se résume donc pas au traditionnel pot de départ entre collègues. Il s’agit d’un véritable processus que l’entreprise doit organiser pour chaque collaborateur, quelle que soit son ancienneté ou sa position hiérarchique.

Pourquoi soigner l’offboarding collaborateur ?

Les employeurs ont tendance à privilégier l’onboarding mais à bouder l’offboarding de leurs collaborateurs. Cette conception est pourtant court-termiste et peu efficace. Les bénéfices à long terme d’une bonne procédure de départ peuvent être nombreux pour l’entreprise, à condition qu’elle soit bien organisée.

De plus, il est aujourd’hui rare qu’un employé effectue toute sa carrière dans la même entreprise. Les entreprises ont donc tout intérêt à s’attaquer au sujet de l’offboarding car l’exercice peut se répéter plusieurs fois durant la même année.

L’offboarding pour recueillir des feedbacks transparents

Si le départ d’un collaborateur est volontaire, l’offboarding est un moment privilégié pour mieux comprendre les raisons de son départ : rémunération trop faible, manque de projets stimulants, problèmes de management… Le collaborateur sera plus à même de partager son vécu et ses remarques que lorsqu’il était encore en poste. 

Pour l’employeur, c’est l’occasion de comprendre l’expérience concrète des collaborateurs et de s’améliorer pour les équipes restantes.

Si le départ du collaborateur est décidé par l’entreprise, ne faites quand même pas l’impasse sur cette étape. En abordant le sujet avec tact et empathie, vous pouvez demander des feedbacks au collaborateur et en tirer des enseignements. 

Pour une transition plus efficace

Le départ d’un collaborateur peut être source de stress pour les salariés qui restent dans votre entreprise, car la passation se fait souvent de façon informelle. 

C’est pourquoi il est important de bien spécifier les étapes précédant le départ d’un collaborateur. Il pourra ainsi prendre le temps avec chacun de ses collègues pour assurer la continuité des projets.

Pour favoriser l’engagement des collaborateurs 

Pour les collaborateurs qui restent, assister à un offboarding qui se passe mal est mauvais signe ! Pourquoi accorder des efforts à une entreprise qui ne se donne pas la peine de bien accompagner le départ des collaborateurs ? 

Montrez que vous accordez de l’importance à la contribution d’un collaborateur qui quitte l’entreprise. Cette reconnaissance du travail accompli permet de développer un sentiment d’appartenance et envoie un message positif aux équipes restantes. Quel que soit leur poste ou position managériale, leur travail est valorisé pendant et après leur passage dans votre entreprise.

Pour faire rayonner votre culture d’entreprise

Vous aurez beau créer des campagnes de communication coûteuses pour mettre en avant votre culture d’entreprise, elles ne feront pas le poids face aux avis de vos salariés ! 

En effet, des plateformes comme Glassdoor rendent aujourd’hui très facile la publication d’avis spontanés sur la culture de votre entreprise. Il peut alors être difficile de gommer une image ternie par d’anciens collaborateurs qui ont vécu une mauvaise expérience d’offboarding au sein de votre entreprise.

D’après une enquête réalisée en 2019 par Hays, 85% des employés seraient prêts à parler positivement de leur société autour d’eux si leur départ se passait bien. C’est pourquoi il est primordial de faire de vos anciens salariés des ambassadeurs de votre entreprise. Par ricochets, leurs feedbacks positifs faciliteront le recrutement de vos futurs salariés. 

Aussi, ne sous-estimez pas le retour potentiel d’un ex-collaborateur. Il est tout à fait possible que vous le ré-intégriez, dans un autre département par exemple. Rester sur une bonne impression peut donc faire la différence. Toujours selon l’étude Hays, 70% des collaborateurs seraient enclins à réintégrer une entreprise qu’ils ont quittée si l’accompagnement de leur départ les a satisfaits.

Quelles sont les bonnes pratiques pour un offboarding réussi ?

L’offboarding est une procédure qui se prépare ! Plusieurs bonnes pratiques peuvent vous permettre d’organiser au mieux ce moment clé. 

Menez un entretien structuré

Ne vous contentez pas d’une rapide entrevue avec votre collaborateur à la machine à café. Pour recueillir ses feedbacks et bien préparer son départ, prenez le temps d’organiser un vrai entretien d’offboarding, aussi appelé “exit interview”. 

Préparez vos questions en avance et creusez les raisons profondes du départ. Invitez également le manager du collaborateur à faire de même.

Voici quelques exemples de questions :

• La mission et l’entreprise ont-elles répondu à vos attentes de départ ? Si non, pourquoi ?  
• Est-ce que l’on vous a proposé des opportunités d’évolution professionnelle ? 
• Qu’est-ce que l’entreprise aurait pu mettre en place pour que vous soyez davantage épanoui dans votre travail ? 
• Avez-vous bénéficié de tout le soutien que vous estimiez nécessaire ?

Préparez la passation

Si vous avez recruté le futur remplaçant du collaborateur avant son départ, l’offboarding est le moment idéal pour le former et lui donner des conseils. L'intégration du nouveau salarié sera alors facilitée grâce à cet accompagnement et cette transition en douceur.

Au contraire, si vous n’avez pas recruté de remplaçant avant le départ du collaborateur, demandez-lui de préparer un guide pour faciliter l'intégration du futur salarié. Ce guide devra répertorier les bonnes pratiques inhérentes au poste et des conseils plus généraux, propres à l'entreprise. 

Étant donné que vous ne pouvez pas connaître toutes les spécificités de chaque poste de votre entreprise, demandez au collaborateur offboardé de lister le matériel et les outils dont il s’est servi. Il est le seul à disposer de toutes les informations nécessaires à sa mission, d'où l'importance d'un offboarding bien préparé !

Soyez transparent

Rien de pire pour un salarié sur le départ que d’être dans le flou. Date de départ, organisation, passation avec les collègues, volet administratif… Évitez donc les situations de stress en actant rapidement une date de fin de contrat et en organisant avec le collaborateur les prochaines étapes. 

La logistique liée à l’offboarding

N’oubliez pas également de procéder à la remise de certains documents, comme le solde de tout compte, le remboursement des notes de frais ou encore le certificat de travail. Si le collaborateur utilisait du matériel prêté par l’entreprise, accordez-vous sur une date de remise. Pour éviter d’éventuelles fuites de données, pensez à clôturer tous les accès, mots de passe et badge.  

Voici d’ailleurs une liste que vous pouvez utiliser pour vous passer en revue les différents éléments à ne pas oublier :

• Récupérer le matériel du salarié : ordinateur portable, téléphone, badges, clés, etc.
• Redirection de la messagerie mail et de la ligne pro
• Supprimer les accès du collaborateur aux logiciels de l’entreprise (CRM, SIRH, etc.)

Construisez une relation long terme avec le collaborateur

En tant qu’employeur ou manager direct, vous pouvez laisser au collaborateur offboardé des recommandations sur Linkedin. Restez ainsi sur une bonne note en valorisant ses compétences et son apport à l’entreprise.

Pour faire vivre sur la durée les relations entre anciens collaborateurs, vous pouvez également créer une communauté d’alumni de votre entreprise via par exemple un groupe Slack dédié et des événements réguliers. 

Pour conclure

Au lieu d’être perçu comme une contrainte RH en plus, l’offboarding doit être vu comme une opportunité pour l’entreprise de s’améliorer et de faire évoluer ses pratiques managériales. 

En s’appliquant sur la dernière impression laissée au collaborateur, vous vous assurez également de ne pas abîmer votre marque employeur et de faciliter le recrutement de vos futurs collaborateurs.