Collecter le feedback salariés pour l’intégrer à la culture d’entreprise

Le feedback collaborateurs est un concept de management aujourd’hui très répandu. Pourtant, collecter le feedback de ses salariés ne s’improvise pas ! Quelques bonnes pratiques (et quelques outils) peuvent vous aider à instaurer une culture du feedback bénéfique à toutes les étapes de l’expérience collaborateur. Pour aller plus loin encore, et faire du feedback un pilier de votre stratégie RH, lisez notre article ! 

Un feedback, qu’est-ce que c’est ? 

Entre feedback clients, feedback collaborateurs et même culture du feedback, il peut être difficile de savoir ce que veut vraiment dire cet anglicisme. En réalité, un feedback est simplement un retour d’information. 

Dans le cadre du management et des ressources humaines, faire un feedback consiste à formuler une information à l’intention d’un collaborateur, et plus particulièrement en ce qui concerne son travail et/ou une action en particulier. Donner un feedback peut d’ailleurs se faire de manière verbale ou non verbale. 

En entreprise, instaurer une culture du feedback revient à mettre en place des processus stables pour ritualiser le transfert de feedbacks entre un manager et ses équipes, ou inversement. 

3 moyens de collecter le feedback de vos salariés

La collecte du feedback des collaborateurs d’une entreprise peut prendre de nombreuses formes. Autrefois concentré sur le fameux entretien annuel ou encore sur le baromètre de climat social, le recueil du feedback s’appuie aujourd’hui sur les outils numériques internes de l’entreprise et sur de nouvelles pratiques qu’il faut parfois prendre le temps d’instaurer dans l’esprit des salariés. Voici 3 moyens de collecter régulièrement le feedback de vos salariés. 

Les cycles de feedback 360° 

Un cycle de feedback à 360° est un type de sondage anonyme dont l’objectif est de recueillir des informations sur un collaborateur auprès des personnes qui travaillent régulièrement avec lui, dans le but d’évaluer ses performances et son comportement en entreprise. 

Mettre en place un cycle de feedback 360° permet de multiplier les sources de feedback sur le travail d’un collaborateur : collègues, supérieurs intermédiaires, subordonnés, etc. 

Pour cela, il suffit de mettre en forme un sondage de 3 à 4 questions quantitatives et de le transférer aux personnes sélectionnées pour y répondre. Pour renforcer la pertinence du feedback, il peut être judicieux d’ajouter quelques questions ouvertes après avoir recueilli l’accord des personnes interrogées et/ou du collaborateur demandant à recevoir un feedback 360°. 

Les entretiens GIGs trimestriels 

GIG est l’acronyme de Growth (croissance) Impact (Impact) Goals (objectifs). Un entretien GIG sert à questionner l’impact des objectifs de croissance de l’entreprise sur le quotidien de travail de l’employé. Il s’agit d’une entrevue plutôt informelle, qui peut être mise en place une fois par trimestre pour engager la discussion entre un salarié et son responsable hiérarchique direct.

Pour préparer le GIG, le manager peut transmettre en amont quelques questions au salarié, du type : 

• « Ce trimestre, quel a été l’impact de mon travail à l’échelle de l’entreprise ? De mon service ? » 
• « Comment ai-je accompagné ou aidé mes collègues à atteindre leurs propres objectifs ? »
• « Mes enjeux de développement personnel au travail ont-ils été atteints ? »
• « Quelles sont les ressources dont j’ai besoin pour atteindre mes objectifs ? »

En bref, l’entretien GIG est un bon exemple de support pour renforcer la culture du feedback entre un manager et ses équipes, puisqu’il met volontairement de côté les questions de performance pour se concentrer sur le bien-être au travail et l’atteinte des objectifs de chaque salarié. 

Dans le cadre d’un GIG, toutes les questions peuvent être abordées sous l’angle de l’équilibre entre l’atteinte des objectifs de l’entreprise et de ceux du salarié. Par exemple, ce dernier peut expliquer pourquoi, selon lui, le dernier projet a pris du retard, en évoquant des problèmes de communication avec les autres personnes intégrées au projet. Même si cet événement est déjà passé, l’entretien GIG est l’occasion parfaite pour analyser ce qui n’a pas fonctionné et trouver des moyens de ne pas voir les situations se reproduire. 

Les sondages sur des aspects spécifiques du fonctionnement de l’entreprise 

Les sondages spécifiques entretiennent également une bonne culture du feedback en entreprise. En effet, s’il est utile d’évaluer régulièrement la performance des salariés, il est tout autant indispensable de remettre en cause le fonctionnement de l’entreprise. De plus, les salariés apprécient de voir leur avis sollicité dans une démarche d’amélioration. 

Les sondages spécifiques peuvent porter sur plusieurs thématiques de la vie en entreprise, comme : 

• La qualité de vie au travail ; 
• L’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle ; 
• L’engagement des collaborateurs ; 
• La politique de télétravail ; 
• La mobilité interne et les perspectives de carrière etc. 

Les bonnes pratiques pour faire un feedback 

Outre les outils de collecte qui représentent bien évidemment un facteur important de réussite de vos feedbacks salariés, quelques bonnes pratiques sont à connaître pour renforcer leur pertinence et, si nécessaire, leur acceptation auprès des collaborateurs. 

Proposer un feedback réactif 

Personne n’aime attendre plusieurs jours voire plusieurs semaines pour avoir un retour de son supérieur sur son travail. En fait, la réactivité de l’initiateur du feedback renforce considérablement la cohérence et la pertinence du message délivré. Qu’il soit positif ou négatif, le feedback aura perdu de son sens s’il intervient trop tard. 

Centrer le feedback sur les actions 

Même s’il provient d’un supérieur hiérarchique, un feedback doit être transmis de manière bienveillante. Cela signifie qu’il doit se concentrer sur l’évaluation d’un acte d’un salarié, et en aucun cas sur des aspects de sa personnalité. Si un comportement en particulier est à réprimander, l’objectif du feedback est de faire comprendre au collaborateur qu’il aurait dû agir autrement, et non pas de l’inciter à changer sa manière d’être. 

Contextualiser le feedback 

Puisqu’un bon feedback ne doit pas intégrer d’éléments subjectifs, il est important de le faire reposer sur des exemples et des données qui forment un contexte, permettant au collaborateur de comprendre pourquoi telle action a été problématique, ou au contraire pourquoi son travail mérite d’être salué. Un bon feedback est donc aussi un feedback nourri et ponctué par des observations concrètes, qui demandent au manager de développer un sens de l’analyse plus aiguisé.

Comment pérenniser la culture du feedback dans votre entreprise ? 

Pour les équipes RH comme pour les salariés, inclure de nouvelles habitudes n’est pas toujours simple. Même si vous suivez à la lettre toutes les bonnes pratiques énoncées dans cet article pour mettre en place un bon feedback, il vous faudra probablement du temps pour pleinement intégrer une véritable culture du feedback au sein de votre entreprise. 

Pour que l’implémentation de la culture du feedback dans la stratégie RH de l’entreprise soit une réussite, il est important d’accompagner à la fois la direction, les managers et les collaborateurs.

En effet, la direction doit être pleinement impliquée dans le développement de la culture du feedback. Elle doit soutenir les équipes RH qui en sont en charge en communiquant régulièrement auprès des salariés sur l’importance de partager leur feedback, quel que soit leur position hiérarchique. La direction doit également aider les collaborateurs à utiliser les outils de sondages. 

D’autre part, l’équipe RH en charge du déploiement de l'enterprise feedback management doit faire en sorte d’accompagner les managers en répondant à leurs questions : « Comment promouvoir les outils de feedback auprès de mon équipe ? », « Comment préparer mes entretiens de feedback ? », « Comment construire un feedback objectif et constructif ? ». 

Enfin, l’accompagnement des salariés a pour but de les habituer au feedback afin d’éviter, entre autres, que les retours de leurs supérieurs hiérarchiques ne soient considérés comme des critiques personnelles. Les collaborateurs habitués aux feedbacks sont aussi plus en mesure de les prendre en considération et de mettre en place des actions adaptées.