RH et managers : 8 clés pour préparer la période des entretiens annuels

Selon une étude réalisée par l’IFOP, en 2023, 78 % des entreprises de plus de 500 salariés déclarent organiser des entretiens annuels. Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas rendu obligatoire par le Code du travail, bien qu’il puisse être imposé par convention collective. Il s’agit pourtant d’un enjeu important pour les salariés, les Ressources humaines et les managers. 

Et pour cause, ce temps d’échange privilégié entre un collaborateur et son supérieur hiérarchique est un outil de gestion des ressources humaines et de management stratégique. En plus d’être un levier d’engagement des collaborateurs et d’amélioration de la performance, il est en effet utilisé par la Direction des ressources humaines afin de fixer les rémunérations individuelles, construire les plans de formation ou encore faire évoluer les carrières. 

Pour tirer pleinement profit de ce dispositif, il est important de bien préparer la période des entretiens annuels. Pour vous y aider, Supermood vous donne 8 clés pour mettre en place des entretiens d’évaluation productifs et aborder la saison des entretiens annuels sereinement. Bonne lecture ! 

# 1 Déterminer l’objectif de l’entretien annuel d’évaluation

La première clé pour bien préparer l’entretien annuel de vos collaborateurs consiste à déterminer l’objectif ou les objectifs de cette évaluation annuelle. Cette étape doit être menée conjointement par la Direction des Ressources humaines et les encadrants. Elle permet d’orienter les questions posées par les responsables lors de la rencontre, de fixer les critères d’évaluation de la performance et de récolter les informations utiles pour concevoir les politiques RH. L’objectif des entretiens annuels peut, par exemple, être de déceler les besoins de formation des salariés pour pouvoir élaborer le plan de développement des compétences. 

# 2 Bien planifier les entretiens annuels d’évaluation 

Une fois la finalité de l’entretien annuel déterminée, il convient de planifier ces derniers. La saison des entretiens annuels se situe en général en fin ou en début d’année civile, entre décembre et mars de l’année suivante. Le but : faire le bilan de l’année passée et fixer des objectifs clairs pour la période à venir. Quoi qu’il en soit, les évaluations individuelles doivent être organisées à un moment opportun pour permettre d’orienter les politiques RH. Par ailleurs, avant d’en fixer les dates, assurez-vous de la disponibilité des collaborateurs et des évaluateurs (évitez par exemple les périodes de vacances ou de forte activité). Enfin, pour optimiser la préparation de l’entretien annuel, veillez à disposer du temps nécessaire pour informer les employés et les managers et leur permettre de se préparer calmement à l’exercice. 

# 3 Sensibiliser les salariés et les managers à l’intérêt des entretiens annuels

La troisième clé pour mettre en place des entretiens d’évaluation productifs consiste à rappeler aux employés et aux managers l’intérêt de cet exercice et les modalités de sa mise en œuvre. En tant que DRH ou responsable RH, vous devez mener une campagne de communication interne afin de vous assurer de l’adhésion des parties prenantes au dispositif. Managers comme salariés jouent en effet un rôle central dans la préparation de l’entretien annuel, dans son déroulement et dans la qualité des résultats obtenus. Leur pleine implication est donc l’ingrédient indispensable d’un entretien individuel réussi. 

Lorsqu’il est bien mené, l’entretien annuel d’évaluation comporte de nombreux bénéfices tant pour les collaborateurs que pour leur N+1. Pour les évalués, il s’agit d’un temps de parole privilégié au cours duquel ils peuvent échanger en toute honnêteté avec leur manager pour lui faire part de leurs ressentis, de leurs difficultés, de leurs aspirations concernant leur avenir professionnel ou encore de leur besoin de formation. Pour l’évaluateur, la période des entretiens annuels est l’opportunité de faire un bilan des compétences des membres de son équipe, d’apporter à ces derniers des témoignages de reconnaissance motivants, de leur suggérer des pistes d’amélioration individualisées et finalement de renforcer la relation manager-salarié. 

# 4 Structurer l’entretien annuel d’évaluation 

La quatrième clé pour optimiser le déroulement des entretiens annuels consiste à bien structurer ces derniers. La trame de l’entretien doit être co-construite par le service RH et les managers. Elle déterminera en effet le contenu de l’entretien annuel. Pour aborder sereinement la saison des entretiens annuels et mener efficacement l’entretien annuel, les évaluateurs doivent pouvoir se l’approprier et y voir une utilité.

L’entretien individuel peut par exemple se découper de manière suivante : 

1. Dresser un bilan factuel des performances de l’année écoulée avec un rappel des objectifs fixés et des objectifs atteints par le collaborateur évalué ; 
2. Identifier les points forts et les axes d’amélioration du salarié ;
3. Fixer des objectifs et un plan d’action pour l’année suivante ;
4. Aborder des sujets annexes tels que les souhaits d’évolution de carrière de l’employé, les relations de travail avec l’équipe et le manager, le bien-être au travail, la santé mentale et physique, les augmentations de salaire, etc. ;
5. Conclure l’entretien annuel en faisant une synthèse de ce qui a été dit. 

# 5 Mettre en place un support d’évaluation pour l’entretien individuel 

La cinquième clé pour organiser un entretien annuel dans les règles de l’art consiste à préparer un support d’évaluation. Celui-ci doit également être co-construit avec les managers. La grille d’évaluation et les questions qui la composent doivent être adaptées à chaque catégorie de travailleurs et au contexte dans lequel ceux-ci évoluent. Le concours des encadrants est donc tout à fait bienvenu. La trame d’évaluation doit par ailleurs être facile à utiliser tant pour les managers que pour les collaborateurs. 

Le recours à un logiciel adapté à la conception, à l’envoi, à l’analyse et à la restitution d’enquêtes internes, à l’instar de Supermood, est par conséquent recommandé. Ce type d’outil permet notamment de créer des questionnaires personnalisés, avec des questions ouvertes et des questions fermées, mais aussi d’envoyer ces derniers, de les collecter et de les exploiter rapidement une fois complétés. 

# 6 Prendre rendez-vous avec les collaborateurs 

La sixième clé pour mener à bien les entretiens annuels d’évaluation consiste à prendre rendez-vous avec les salariés. Cette mission incombe principalement aux managers. Ceux-ci doivent s’assurer de pouvoir consacrer une heure de leur temps à chacun des collaborateurs qu’ils doivent évaluer et de disposer d’au moins 30 minutes pour pouvoir préparer l’évaluation en amont de l’entretien. 

Il est nécessaire de prévenir les employés au moins deux semaines avant leur entretien individuel. Ce délai doit leur permettre de préparer le tête-à-tête avec leur supérieur hiérarchique. La trame de l’entretien annuel et le support d’évaluation doivent en outre être remis aux salariés pour leur permettre de s’auto-évaluer, de réfléchir aux feedbacks qu’ils souhaitent formuler et de poser les bases d’un dialogue constructif. 

#7 Bien préparer les managers pour mener l’entretien annuel 

La septième clé pour réussir l’entretien annuel consiste à bien se préparer pour évaluer les salariés et leur faire des retours constructifs. Les managers doivent être briefés sur la manière d’aborder le rendez-vous (relire le compte-rendu d’entretien individuel de l’année passée, compléter le support d’évaluation en amont de l’échange, etc.), mais aussi sur la façon de conduire l’entretien.

Pour mener un entretien individuel productif, le responsable doit notamment être capable de pratiquer l’écoute active, d’établir un climat de confiance avec son interlocuteur et de donner du feedback constructif. L’adoption de ces bonnes pratiques managériales est indispensable pour tirer profit des entretiens annuels, mais aussi, plus généralement, pour engager, retenir et fidéliser les talents. 

# 8 Mettre en place une culture du feedback continu 

L’ultime clé pour bien préparer la saison des entretiens annuels consiste à instaurer une culture du feedback continu dans votre organisation. La réussite des entretiens individuels en entreprise tient en effet largement à l’état d’esprit des encadrants et des salariés. Pour que l’échange entre manager et managé se déroule bien et porte pleinement ses fruits, ces derniers ne doivent être ni stressés ni surpris. 

La solution : faire des points réguliers et instaurer un dialogue suivi entre chaque collaborateur, son supérieur hiérarchique et sa direction. Cela passe par des pratiques managériales adaptées (écoute active, feedback constructif, entretiens réguliers, etc.) mais aussi par l’adoption de véritables rituels de prise de feedback. 

Le logiciel d’écoute interne Supermood permet de ritualiser la collecte de feedbacks. Grâce à cet outil, RH et managers peuvent interroger régulièrement les collaborateurs, le tout de manière simple, ludique et anonyme. L’organisation de micro-enquêtes permet de prendre le pouls des équipes au jour le jour et d’anticiper d’éventuelles problématiques sans attendre la période des entretiens annuels. 

Cerise sur le gâteau, cette solution permet également de bien préparer les évaluations individuelles. Pour savoir à quoi s’attendre et faire baisser la pression, un manager peut par exemple prendre la température de son équipe en demandant à chacun d’évaluer anonymement sa propre performance. L’outil Supermood peut en outre être utilisé pour effectuer un suivi des entretiens annuels. Les RH peuvent par exemple sonder les salariés pour savoir s’ils sont satisfaits du déroulement de leurs entretiens annuels et des questions qui leur ont été posées. De quoi mieux préparer la prochaine saison des entretiens individuels ! 

Bien préparer la période des entretiens annuels d’évaluation : ce qu’il faut retenir 

La période des entretiens annuels d’évaluation peut s’avérer stressante pour les collaborateurs, mais aussi pour les encadrants. Pour tirer pleinement profit de ce temps d’échange entre managers et managés, il est important de bien préparer la saison des entretiens individuels. La préparation de l’entretien annuel est un processus qui s’étale sur la durée. Il est en effet nécessaire de : 

• Fixer les objectifs et le calendrier des entretiens annuels ;
• Sensibiliser les effectifs à l’intérêt des évaluations individuelles ;
• Concevoir la trame de l’entretien annuel et le support d’évaluation ; 
• Communiquer le tout aux salariés et prendre rendez-vous avec eux ;
• Laisser le temps aux collaborateurs de faire leur auto-évaluation ; 
• Bien préparer les managers à mener les entretiens annuels. 

Finalement, pour que la période des entretiens annuels se déroule bien et que ces évaluations individuelles soient un véritable levier d’amélioration de la performance et d’engagement des collaborateurs, il faut établir une véritable culture du feedback continu au sein de l’organisation. De cette manière, les managers peuvent obtenir des remontées régulières de la part de leurs équipes et anticiper les difficultés. À rebours, les encadrants sont incités à faire des retours fréquents à leurs équipes. 

Dès lors, l’entretien annuel ne donne pas lieu à des révélations inattendues et potentiellement désagréables. Il redevient ce qu’il doit être : un espace de discussion privilégié permettant de faire le point sur les objectifs fixés, les compétences professionnelles, les progrès réalisés, les motivations et les aptitudes, évoquer l’avenir ou encore parler des perspectives d’évolution professionnelle.