Quelles sont les étapes du processus d’intégration ?

Le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur dans une entreprise suit de près le processus de recrutement. Toutefois, le second fait l’objet de plus de conseils à destination des responsables RH. Quand une entreprise a enfin trouvé sa perle rare, elle n’a pas toujours toutes les clés pour lui garantir une bonne intégration. Pourtant, soigner son processus d’intégration, c’est mettre toutes les chances de son côté pour donner envie au nouveau collaborateur de rester dans la société sur le long terme. 

Pour vous aider à préparer l’arrivée prochaine d’un nouveau salarié dans vos effectifs, Supermood s’est penché sur les étapes du parcours d’intégration, aussi appelé onboarding. De quoi permettre à votre nouvel arrivant de faire connaissance avec la culture de votre entreprise, son environnement de travail et le cadre de ses missions. 

Pourquoi soigner son processus d’intégration ?

L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans une entreprise demande à chacun de s’impliquer pour s’assurer que celui-ci se sente bien et ait envie de s’engager sur une relation de long terme avec l’entreprise. Dans la majorité des cas, le salarié est couvert par une période d’essai, qui lui donne la possibilité de quitter l’entreprise quasi sans délai. Cela signifie qu’une fois recruté, le nouvel arrivant a besoin de continuer à être séduit par l’entreprise qu’il a accepté de rejoindre.

En bref, soigner son processus d’intégration, c’est donner envie à un nouvel employé de s’investir, et l’aider à se familiariser avec ses missions courantes. À terme, la fonction RH est gagnante puisqu’un bon parcours d’intégration valide le processus de recrutement, généralement coûteux pour l’entreprise.

3 étapes essentielles du parcours d’intégration

Le processus d’intégration est une notion RH. Du côté de l’expérience vécue par le nouvel arrivant, on parle de parcours d’intégration. L’idée est de guider le nouvel employé tout au long de sa période d’intégration afin de faciliter sa prise de poste.

Ci-dessous, 3 étapes essentielles de l’onboarding, ou parcours d’intégration.

Anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur

Une intégration réussie débute avant la prise de poste du nouvel arrivant. Elle est de la responsabilité du supérieur hiérarchique direct du salarié. Ainsi, si vous êtes manager et intégrez bientôt une nouvelle personne dans votre équipe, assurez-vous de prévenir tous les collaborateurs concernés par l’intégration, y compris les fonctions supports de l’entreprise (RH et comptabilité), qui ont un rôle administratif clé dans la manière dont la nouvelle recrue va être accueillie. N’hésitez pas à vérifier avec eux que tous les documents liés à l’embauche ont été envoyés par le nouveau salarié : contrat de travail, diplômes, fiche de renseignements pour la mutuelle et les éventuelles assurances.

De votre côté, préparez son espace de travail quelques jours avant son arrivée afin de ne rien oublier. Pour vous aider, vous pouvez dresser une liste des fournitures de bureau dont il aura besoin, mais aussi des installations à effectuer sur son ordinateur. En effet, rien de moins accueillant que de ne pas avoir de session à son nom ou une machine provisoire lors de son arrivée dans une entreprise.

Enfin, préparez-vous à vous tenir disponible pour votre nouvel arrivant. Cela peut demander d’ajuster votre emploi du temps afin d’être pleinement accessible dans les jours qui suivent son arrivée.

Mettre en place un onboarding personnalisé

L’onboarding, ou parcours d’intégration, est ce que vit le salarié dès sa prise de poste dans une nouvelle entreprise. Il faut le penser comme une succession d’étapes qui vont, une à une, valider les attentes du nouvel employé et lever ses éventuelles craintes.

Le parcours d’intégration peut commencer le jour de la prise de poste par un petit-déjeuner en présence de tous les membres de l’équipe avec qui la nouvelle recrue sera amenée à collaborer. Dans une grande entreprise, cette rencontre peut être organisée au sein d’un même service. Elle favorise la communication du salarié avec ses nouveaux collègues, alors que l’installer directement à son poste de travail l’empêche de faire connaissance et risque de l’isoler du reste du groupe.

À la suite de ce temps d’échange avec toute l’équipe, il est conseillé de recentrer la communication entre le manager ou supérieur hiérarchique et le nouvel employé. Le responsable peut en profiter pour transmettre au salarié tous les documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Un livret d’accueil au format PDF, par exemple, peut aider la nouvelle recrue à remettre quelques visages croisés dans les couloirs ou lors du petit-déjeuner de rencontre. Ce type de document interne permet de présenter l’entreprise et de valoriser la marque employeur dès le premier contact avec un nouveau salarié.

En tant que manager, rappelez à votre nouvel employé que vous vous tenez disponible pour répondre à toutes ses questions et interrogations. Proposez-lui de consulter les documents transmis depuis son poste de travail, de manière à prendre connaissance des valeurs de l’entreprise tout en s’habituant à ses outils. Enfin, reprévoyez un point rapide en fin de première journée pour recueillir ses questions à propos de toutes les informations qu’il aura reçues. Vous pouvez lui demander de formuler un rapport d’étonnement à l’écrit, afin de lever ses dernières interrogations de manière efficace.

Rester disponible pendant les quelques mois de la période d’intégration

Bien que les premiers jours dans une entreprise soient cruciaux pour la suite de la relation professionnelle, la période d’intégration d’un nouveau salarié dure en réalité quelques mois. Ainsi, les managers et responsables d’équipes doivent veiller à ne pas relâcher leurs efforts pour bien intégrer de nouveaux membres.

Dans les 6 à 9 mois qui suivent l’arrivée de votre nouvelle recrue, restez disponible et organisez des points réguliers. Lors de ces moments d’échange, commencez par recueillir les ressentis de votre collaborateur avant de prendre la parole.

Enfin, au terme de la période d’essai prévue par le contrat de travail, prévoyez une entrevue plus longue avec votre nouveau salarié. Bien sûr, c’est le moment de faire un bilan sur ses compétences et de lui annoncer si l’entreprise souhaite poursuivre la collaboration avec lui, mais c’est aussi l’occasion pour lui de confier pleinement ses ressentis personnels sur l’entreprise.