Multitasking : un mythe d’efficacité et de productivité pour l’entreprise ?
Le multitasking (ou le multitâche dans sa version française), est généralement associé à l’augmentation de la productivité dans une entreprise.
Le collaborateur modèle doit en effet être doté d’une polyvalence qui lui permet de traiter simultanément un dossier urgent, de décrocher le téléphone pour un entretien important et d’envoyer par exemple un courriel.
Même s’il est souvent imposé en entreprise, il y a pourtant des raisons de se méfier du multitasking, on vous dit pourquoi dans cet article !
Les types de situations multitâches
Il existe trois types de situations multitâches : la première ne ressemble pas à du multitâche, mais l’est néanmoins. Cette dernière consiste à interrompre une tâche au profit d’une autre.
Il n’est pas rare de se retrouver devant une tâche urgente qui mobilise l’attention au détriment d’une autre déjà entamée. Il s’agit là du type de multitâche le plus contrariant, le plus courant et surtout le plus difficile à éluder.
La deuxième s’applique aux situations où il faut faire rapidement deux ou plusieurs tâches successivement, tandis que la dernière, la plus courante, consiste à faire deux tâches simultanément.
Même si ces différentes formes de multitasking sont légèrement différentes, elles favorisent tous la fatigue mentale (l’épuisement) qui cause entre autres le manque de concentration.
Les effets du multitasking sur la productivité
Pour une majorité de personnes, le multitasking a peu d’avantages, il pourrait même avoir plusieurs inconvénients pour l’entreprise.
La perte de vue de ce qui est important
Lorsqu’un employé a l’illusion de faire plusieurs choses à la fois, il a tendance à passer assez rapidement d’une tâche à une autre. Toutefois, les tâches seront moins bien exécutées et les objectifs de plus en plus flous.
Autant de rétroactions qui enferment le salarié dans une boucle d’exécution de tâches faussement productives.
Les dangers pour la santé
Le cerveau est davantage sollicité lorsqu’une personne fait du multitâche. Il consomme donc davantage d’énergie et se fatigue plus rapidement.
Les taux d’adrénaline et de cortisol, l’hormone du stress, grimpent assez rapidement et cela peut entraîner une forte agressivité et des pensées confuses.
Ces éléments, réunis, favorisent le fameux burn-out, cet état d’épuisement mental, émotionnel et physique suite à des situations de stress chronique dans le milieu professionnel.
L’interruption constante des tâches diminue la concentration et fait perdre le fil des idées. À terme, le multitasking impacte donc clairement la santé de l’individu.
La perte de concentration
Le cerveau humain n’arrive pas à exécuter plusieurs tâches à la fois dès lors qu’elles requièrent de l’attention. Lorsqu’un travail est interrompu, il nécessite en général plus de temps pour être achevé.
3 à 5 minutes sont nécessaires pour retrouver sa concentration, il faut donc plus de temps pour finir une tâche lorsqu’elle est perturbée. Les risques d’erreurs sont d’ailleurs bien plus élevés dans ce cas.
Le passage d’une tâche à l’autre réduit la mémoire et entraîne une baisse du QI qui aboutit à une perte d’efficacité. Les objectifs sont ainsi difficilement ou pas du tout atteints malgré l’énergie dépensée.
Comment booster sa productivité en entreprise ?
La solution miracle pour une productivité accrue n’existe pas. Il faut plutôt avoir le sens de priorité et la pleine conscience. Plusieurs méthodes permettent d’y arriver.
Avoir une to-do list
La to-do list consiste à noter, sur un papier physique ou numérique, toutes les tâches à faire. Elles sont ensuite rayées progressivement, une fois exécutées. Cet état de fait suscite un sentiment d’accomplissement et réduit considérablement l’anxiété.
Il faut néanmoins garder à l’esprit que les tâches doivent être scindées en plusieurs étapes et ne doivent pas contenir des choses irréalisables.
Utiliser une minuterie
Optimiser la gestion du temps, permet de se concentrer sur une tâche unique et ainsi d'accroître sa productivité. Si bien que Francesco Cirillo développe, à la fin des années 1980, une technique de gestion du temps appelée Pomodoro.
Elle permet de respecter les pomodori, tomates en italien, qui sont des périodes de 25 minutes, grâce à un minuteur. Entre les périodes de travail sont intercalées de courtes pauses.
Lorsque la minuterie est lancée, une seule tâche doit être entamée. Une fois achevée, une pause rapide sur les réseaux sociaux par exemple peut détendre le temps de reprendre une autre tâche.
Cette méthode permet de se concentrer sur une tâche unique et surtout de gérer convenablement son temps pour une meilleure productivité.
Faire des exercices pour garder la concentration
La concentration est nécessaire pour éviter de passer rapidement d’une tâche à l’autre sans l’avoir finie. De nombreuses astuces permettent de garder sa concentration :
- Fixer un objet en se concentrant sur les détails ;
- Se remémorer avec précision un souvenir ;
- Écrire un rêve ;
- Faire un calcul mental ;
- Tracer dans l’espace avec l’index le signe de l’infini en commençant par le centre.
En définitive, seul un multitasking efficace, qui gère les priorités et qui permet de garder la concentration, peut avoir une incidence positive sur la productivité en entreprise.
