Quel est le but de l’entretien annuel ?

L’entretien annuel est un moment de rencontre encadré entre un manager et son employé. Il fait partie des dispositifs de gestion de carrières. Rendu obligatoire par certaines conventions collectives, il ne l’est pas dans tous les cas. Sa forme et son contenu peuvent aussi varier en fonction d’objectifs spécifiques, définis par le manager et/ou par le salarié. 

Afin d’être constructif pour les deux parties, l’entretien annuel doit suivre un but précis. Voici comment orienter un entretien annuel d’évaluation quand on est manager. 

L’entretien annuel, c’est quoi ? 

L’entretien annuel est différent de l’entretien professionnel, qui se tient quant à lui tous les 2 ans et est encadré par le Code du Travail. 

Certaines conventions collectives imposent aux managers de réaliser un entretien annuel avec chacun de leur employé. Dans la majorité des cas, cet entretien n’est pas obligatoire, mais très utile pour faire un bilan sur l’année écoulée et engager des perspectives d’évolution professionnelle. 

Ainsi, chaque manager qui le souhaite peut décider de la mise en place d’entretiens annuels. Le salarié ne peut pas refuser un entretien annuel demandé par son supérieur. Pour que cette expérience soit un succès pour lui et les membres de son équipe, mieux vaut fixer en amont les objectifs de cette entrevue. 

Les objectifs de l’entretien annuel 

Avant de mettre en place un entretien annuel d’évaluation, le manager doit faire le point sur les objectifs de cet exercice, à la fois pour lui et son employé. Même s’il n’est pas officiel, l’entretien annuel doit suivre un cadre de déroulement précis. 

Un entretien d’évaluation des compétences professionnelles avant tout 

Un entretien annuel doit en effet porter essentiellement sur les aptitudes professionnelles de l’employé et viser l’amélioration de celles-ci dans l’année à venir. Il s’agit d’un réel échange qui a pour but de mettre en avant les points forts de chacun et d’ouvrir à des perspectives d’évolution de carrière. C'est également l'occasion de formaliser et partager un feedback avec le collaborateur.

Par exemple, si des problèmes d’organisation sont constatés, le manager peut profiter de l’entretien individuel pour proposer à son employé une action de formation professionnelle adaptée. 

Généralement, l’entretien annuel individuel aborde les points suivants : 

• les performances et le rendement du salarié, en accord avec sa fiche de poste ; 
• les objectifs à atteindre pour l’année à venir ; 
• le cahier des charges du salarié, avec éventuellement l’attribution de nouvelles missions assortie d’une augmentation de salaire. 

À mettre en perspective avec l’entretien individuel de l’année précédente 

Pour être plus pertinent encore, un entretien annuel peut prendre appui sur celui de l’année précédente. Ainsi, le manager reconsidère les objectifs fixés il y a un an et analyse, avec le salarié, si ceux-ci ont été atteints ou non. Si les objectifs n’ont pas été atteints, tous deux profitent de l’entretien annuel d’évaluation pour mettre en place des actions d’amélioration. 

Des règles de format et de contenu à suivre pour un entretien annuel efficace 

Pour ce qui est de la forme de l’entretien annuel comme de son contenu, il n’y a pas de règle fixe. Le manager est libre d’organiser ses entretiens individuels tel qu’il le souhaite, à condition tout de même de se conformer à quelques principes essentiels, comme le respect de la confidentialité et des données personnelles de chaque salarié. 

Comment mettre en place un entretien annuel ? 

Dans une grande entreprise, le service des ressources humaines est le principal responsable de l’organisation des entretiens individuels. Néanmoins, les managers sont invités à faire part de leurs suggestions pour renouveler, si ce n’est le contenu des entretiens, leur format de mise en œuvre. 

Quelles dispositions suivre pour la conduite d’un entretien annuel ? 

En effet, soit l’entretien annuel est requis par la convention collective. Dans ce cas, la direction des ressources humaines doit respecter les dispositions prévues par cette dernière. Soit c’est à l’entreprise elle-même de construire une grille pour encadrer le déroulement des entretiens et ainsi assurer une certaine équité entre tous les salariés, qui n’ont pas tous le même supérieur hiérarchique direct. 

Quel que soit son cadre de déroulement, l’entretien annuel suit quelques grandes règles communes d’une entreprise à l’autre. 

Pas de règles conventionnelles, mais quelques bonnes pratiques à suivre  

Tout commence au moment de l’embauche du salarié. L’entreprise est alors dans l’obligation de l’informer de la tenue d’entretiens annuels. Elle doit également lui fournir des détails sur les méthodes et les outils utilisés pendant cette entrevue. 

Ensuite, l’entreprise doit appliquer ces règles en suivant une grille de déroulement commune à tous les salariés de l’entreprise. Celle-ci peut être mise sous forme écrite afin de guider l’entretien. Dans certains cas, une grille d’évaluation peut la compléter pour mieux attester des compétences du salarié. 

Dans un souci de transparence et d’organisation, le manager doit aussi communiquer relativement à l’avance la date et l’horaire de l’entretien annuel, même si celui-ci a lieu sur le temps de travail du salarié. 

Enfin, il est fortement recommandé de fournir au salarié une trace écrite officielle de l’entretien individuel. Lorsque l’entretien est encadré par la convention collective, la rédaction d’un compte-rendu est rendue obligatoire. Dans le cadre d’un entretien annuel non-obligatoire, il est tout de même vivement conseillé de poser sur le papier tous les points abordés pendant ce temps d’échange, d’autant plus si des engagements ont été pris par le manager et/ou le salarié. Il est également à noter que le salarié ne peut pas se faire accompagner d’un représentant du personnel pendant un entretien individuel, étant donné que celui-ci ne revêt aucun caractère officiel. 

Quelles sont les suites d’un entretien annuel ? 

À l’issue de la discussion entre le salarié et son supérieur hiérarchique direct, les deux parties doivent se mettre d’accord sur des dispositions à prendre pour l’année qui arrive. Il peut s’agir d'engagements concrets de la part de l’employeur : augmentation de salaire, modification du rythme de travail, promotion ou évolution interne. Ces changements doivent être rendus officiels par la signature commune d’un avenant au contrat de travail. Quoi qu’il ait été décidé, la conclusion d’un entretien individuel doit rester strictement confidentielle.