Enquête pulse : combien de temps pour la mettre en œuvre dans l’entreprise ?

Une enquête pulse permet d’interroger l’ensemble ou une partie des salariés d’une entreprise sur un sujet donné. Elle se lit comme une photographie du ressenti des collaborateurs à un instant T. Les sociétés l’utilisent pour décider d’un cap à prendre, étudier les conséquences de modifications organisationnelles ou réorienter la politique RH.

Un sondage pulse ne fonctionne généralement pas au singulier. C’est une enquête courte qui doit être renouvelée régulièrement pour juger des améliorations et s’assurer d’une écoute habile des collaborateurs.

Même si ses bénéfices vous semblent évidents, son déploiement peut vous sembler complexe. Nous vous proposons de détailler les grandes étapes nécessaires à l’évaluation du temps de création d’une enquête pulse.

1 - Le temps de conception d’une enquête pulse : les différentes étapes à considérer

La définition des objectifs et de la fréquence

Avant de lancer la création d’un questionnaire à destination de vos salariés, vous allez déterminer quel est le but de cette enquête et ce que vous aimeriez savoir. Un sondage pulse comporte un champ d’exploration restreint, il faudra définir un sujet principal par enquête.

Voulez-vous obtenir leurs ressentis sur la cohésion d’équipe, leur équilibre vie pro-vie perso, leurs perspectives d’évolution, etc. ? 

Aussi, l’idéal est de pouvoir établir un calendrier global avec les différentes enquêtes qui seront menées lors de l’année à venir afin de planifier les actions de chaque personne concernée dans sa mise en œuvre.

Le choix des destinataires

Allez-vous questionner l’ensemble des employés ? Préférez-vous diviser la distribution des questions selon les équipes ? 

Vous pouvez diffuser des questionnaires en fonction des profils des salariés : niveau hiérarchique, statut, ancienneté dans l’entreprise, niveau de qualification, âge, etc. Les possibilités sont vastes. 

Certains thèmes seront par définition destinés à une typologie d’individus. Par exemple, si vous souhaitez étudier la perception de votre parcours d’onboarding, vous allez choisir d’interviewer les nouvelles recrues arrivées il y a moins de six mois.

La construction du questionnaire

Vous allez devoir désigner au sein de votre équipe la personne chargée de la rédaction et de l’administration des enquêtes. Il s’agit souvent d’une personne appartenant à l’équipe RH.

Avec le format concis caractérisant les enquêtes pulse, les questionnaires sont plutôt rapides à rédiger. Les questions doivent être écrites sous la forme la plus courte possible, c’est ainsi qu’elles seront le mieux comprises. 

Programmez des étapes de relecture pour vérifier que les sondages sont clairs. Il peut s’agir d’identifier deux personnes chargées de vous faire un retour sur la clarté des formulations ou encore de vérifier l’orthographe de celles-ci.

Si vos process internes l’exigent, notez dans le planning les temps de validation laissés aux différents intervenants.

La communication aux collaborateurs

Avant de lancer le sondage pulse, vous devez veiller à ce que tous les collaborateurs en aient saisi l’intérêt afin de renforcer leur motivation à y répondre.

Pendant l’enquête, utilisez l’ensemble de vos canaux de communication interne : newsletter, affichage, évènement, pour en rappeler les enjeux et proposer une démonstration de l’outil utilisé pour le recueil des réponses. Tous les salariés ne seront peut-être pas aussi à l’aise avec la solution choisie et cela serait dommage qu’un outil mal apprivoisé compromette le nombre de réponses obtenues.

Après avoir analysé les résultats, vous communiquerez régulièrement les retours reçus et détaillerez quels changements vont être réalisés dans l’organisation.

2 - Les outils d’administration de sondage classiques : un déploiement rapide comprenant des limites

Parce que vous voulez tester dans un premier temps ce que peut vous apporter une enquête interne, vous allez peut-être vous tourner vers des solutions de sondage gratuites disponibles en ligne comme Google Forms.

En effet, vous avez sans doute déjà utilisé cet outil pour administrer des questionnaires en interne ou en externe.

Google Forms est une plateforme multi-usage, mais elle n’est pas conçue dans le but d’écouter les salariés et d’améliorer le dialogue entre les collaborateurs et l’entreprise.

En tant que répondant, nous avons tous connu ce moment où il était impossible de passer à la question suivante sans comprendre pourquoi et où l’on décidait finalement agacé de fermer la fenêtre du sondage sans y revenir. C’est exactement ce que vous devez éviter. 

Pour engager vos salariés à répondre consciencieusement et leur faciliter la tâche, vous avez tout intérêt à recourir à un outil simple d’utilisation et dont l’usage est adapté à votre objectif.

Les collaborateurs doivent avoir envie d’y participer et parfois les solutions gratuites sont jugées impersonnelles et froides. Choisir une plateforme aux couleurs de l’entreprise, une navigation fluide et un design séduisant n’a rien de superficiel si cela vous permet d’augmenter le nombre de réponses aux questionnaires. N’oubliez pas que vous avez besoin qu’un maximum de salariés donne leur avis afin d’obtenir la vision la plus précise de la satisfaction interne.

Lorsque l’on commence à diffuser des enquêtes pulse, on construit plusieurs questionnaires composant une série. Il sera intéressant de pouvoir suivre l’évolution des données dans le temps et de pouvoir réinterroger vos équipes avec les mêmes questions tout en croisant nouveaux et anciens résultats. Avec une solution classique de sondage, le temps d’analyse et de comparaison des données d’un mois à un autre sera plus élevé.

3 - Les solutions spécialisées dans l’écoute collaborateur, un gain de temps pour l’ensemble de l’organisation

Nous vous conseillons de démarrer avec une solution professionnelle d’écoute collaborateur pour profiter de tous les bénéfices du sondage pulse.

Tout d’abord, en utilisant un outil dédié à son déploiement, vous allez montrer à vos équipes que cette démarche n’est pas une opération de communication, mais bien une nouvelle dimension donnée à l’expérience collaborateur. Par exemple, sur notre plateforme Supermood, les salariés embarquent sur une interface adaptée à la charte graphique de l’entreprise.

Pour les équipes RH ou les managers chargés de réaliser le questionnaire, nous mettons à disposition des modules de questions de différents formats : questions fermées, ouvertes, QCM, QCU et classés selon les thématiques : qualité de vie au travail, conditions de travail, management, etc. 

Plus de 350 modèles de questions sont disponibles, vous devriez donc facilement trouver celles qui correspondent à vos enjeux. 

Pour assurer une mise en route rapide, vous êtes accompagné par des experts de l’engagement collaborateur qui vous conseillent tout au long du déploiement. Par exemple, pour analyser votre eNPS, vous aurez accès à un grand benchmark français détaillant les scores obtenus par d’autres entreprises de votre secteur d’activité afin de savoir où vous vous situez.

La flexibilité d’une plateforme comme la nôtre permet d’adresser aux managers instantanément des conclusions. C’est peut-être au niveau de l’analyse des résultats que vous serez le plus séduit par une solution spécialisée. Vous pourrez choisir de trier les données selon le profil des répondants et consulterez des reportings en temps réel. Utile lorsqu’une réunion s’organise à la dernière minute.

Ces données récoltées et décortiquées par l’outil sont accessibles à n'importe quel moment et constituent un excellent support aux réunions managériales sans que vous deviez travailler sur une analyse au préalable.

Supermood soutient l'interaction interne et stimule la conversation entre équipes dirigeantes et salariés. Ainsi, le manager pourra commenter directement une réponse donnée par un membre de son équipe lors du sondage.

Autre spécificité : la possibilité d’adresser un Superlike. Le Superlike, késako ? Lorsque l’on a apprécié la façon de collaborer d’un collègue, on peut lui signifier grâce à la solution. Cela encourage les feedbacks et contribue à installer un état d’esprit positif au sein de la société.

Toutes ces fonctionnalités ne poursuivent qu’un seul objectif, vous faire gagner du temps dans la mise en place des sondages pulse tout en obtenant une participation forte des salariés aux enquêtes, condition sine qua non pour mettre en place des actions pertinentes ensuite.

À travers cet article, nous avons évoqué le temps passé par les individus chargés de la réalisation de l’enquête mais n’oubliez pas de prendre en compte le temps des répondants. Selon la période de l’année et selon leur charge de travail, ils pourraient s’avérer moins disponibles pour participer. Misez sur des périodes plus creuses pour les sonder.